Quand l’entreprise contribue à améliorer les voyages d’affaires

Malgré les efforts fournis par les agences de voyages pour améliorer la qualité de leurs services, les clients ne sont guère satisfaits des prestations proposées. En fait, l’entreprise elle-même représente un acteur clé pour rehausser la qualité des services des agences et améliorer l’expérience des voyageurs.

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Communication entre les différents acteurs du voyage

D’abord, le voyageur attend un service efficace, du confort et de la sécurité. La secrétaire pour sa part, a besoin que le fournisseur fasse preuve de compétence et de réactivité durant le processus. Enfin, le payeur vise surtout à rationaliser les dépenses et à faire appliquer sa politique d’achat.

Malgré la diversité de ces objectifs, l’entreprise a la possibilité d’améliorer la qualité des voyages de ses hommes d’affaires. Tout d’abord, elle doit mettre en place une communication efficace en interne aussi bien qu’en externe, c’est-à-dire faire part des problèmes rencontrés à l’agence de voyages entreprise ainsi que d’éventuelles suggestions. Il est ensuite nécessaire de confier les réponses de l’agence aux voyageurs et assistantes au sein de la société.

Réservation en ligne

Pour les voyages point à point constituant 80% des voyages d’affaires en Europe, la réservation en ligne s’avère à la fois plus efficace et satisfaisante que l’entretien téléphonique avec un conseiller. Ce dernier peut alors consacrer plus de temps à la mise en place de déplacements plus élaborés, contribuant à fournir de meilleurs services.

Ces plateformes en ligne facilitent beaucoup les réservations grâce aux profils voyageurs et entreprises permettant d’identifier les préférences et habitudes des voyageurs, et de respecter la politique des entreprises (tarifs, classe, hébergeurs, etc.) Par ailleurs, ces outils font des utilisateurs de vrais acteurs de leurs déplacements grâce à leur caractère essentiellement visuel, qui réduit la fréquence des mécontentements liés aux horaires, classes de transport, tarifs et compagnie choisis. Les entreprises réalisent ainsi des économies appréciables par rapport aux commandes par téléphone.

Par ailleurs, la présence d’un processus de validation épargne les voyageurs des diverses tâches administratives y afférant, et rend plus aisé le suivi comptable pour le règlement des fournisseurs. Ainsi, la gestion des frais prend moins de temps et le remboursement s’effectue plus vite.

Des applications au service du voyageur et de l’entreprise

Pour assurer la sécurité du voyageur, il peut s’avérer nécessaire de faire appel à une société spécialisée. L’usage de certaines applis est également intéressant pour améliorer le confort et la sécurité des hommes d’affaires en déplacement.

Ces dernières sont souvent fournies par l’agence de voyages entreprise pour un suivi et une modification rapide des éléments d’une réservation. D’autres outils assistent les voyageurs dans leurs déplacements (informations sur les vols, guide pour trouver des hôtels, banques ou lieux de rendez-vous, infos pratiques comme les taux de change…) Il appartient à l’entreprise de choisir les applis les mieux adaptées pour communiquer avec les voyageurs et faciliter leurs déplacements et séjours.