Légalement, les entreprises sont obligées d’archiver des documents. Cette pratique peut rapidement prendre beaucoup de place en fonction de la taille de l’entreprise. L’archivage électronique serait peut être la solution..
l’archivage électronique
Explications
L’archivage électronique consiste à scanner les documents afin de les conserver dans un système informatique. Selon Wikipédia: « L’archivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer, détruire et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme. La conservation est l’ensemble des moyens mis en œuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés. »
Bien que ce système prenne du temps à mettre en place, l’archivage électronique possède de nombreux avantages: Il permet de classer, indexer et rechercher plus facilement et plus rapidement des documents que la version papier. Imaginez devoir retrouver un document dans un espace de stockage contenant des centaines de boites..
Les supports de stockage
Lorsque vous désirez archiver de nombreux fichiers de manière permanente, la meilleure solution est d’acheter ou de louer un serveur ou un disque dur de grande capacité.
En ce qui concerne le stockage temporaire de fichier ou pour déplacer vos fichiers d’un espace de stockage à un autre, il est préférable d’utiliser une clé USB, une carte SD ou une carte microSD.
Enfin il existe des solutions en ligne – les clouds – comme le Drive de Google.
Bien entendu afin de ne pas risquer de perdre vos fichiers ou vos données il est recommandé d’effectuer plusieurs copies sur plusieurs espaces différents. La meilleure solution à nos yeux est de faire une copie électronique pour pouvoir retrouver facilement un document mais de conserver la copie originale (papier) dans un endroit sécurisé comme un garde meubles ou un local dédié ou . Ainsi en cas de perte ou de problème électronique et en cherchant bien, il vous reste une copie.
